DMS-Integrationen in andere Softwareprodukte

Die Integrationen von agorum® core, die für viele Standard-Softwarelösungen verfügbar sind, sind auf höchste Nutzerfreundlichkeit ausgelegt. Über Anwendungen wie Outlook, Zarafa, Open-Xchange, Lotus Notes, Liferay oder SugarCRM, können Anwender ohne Umwege auf Dateien im DMS zugreifen. Ein Klick genügt, um die Dokumente zu öffnen, sie zu bearbeiten und einfach wieder zu speichern. Das lästige Wechseln von Oberflächen oder das Ein- und Auschecken von Dokumenten entfällt mit agorum® core komplett.

agorum® core lässt sich über Standardschnittstellen recht einfach an unterschiedlichste Drittsysteme anbinden. Das können zum Beispiel ERP- und CRM-Systeme sein oder auch eine Software für die Finanzbuchhaltung. Über Schnittstellendateien (XML, CSV,...) können Informationen zwischen den Systemen unkompliziert ausgetauscht werden.

Schnittstellen: Es steht eine neue vereinheitlichte Serviceschnittstelle zur Verfügung. agorum® core API steht sowohl als SOAP- als auch als REST-Variante bereit.

Wir zeigen Ihnen anhand von zwei Beispielen, wie Daten aus dem Dokumentenmanagement-System heraus in Drittsysteme überführt werden und wie das im umgekehrten Fall funktioniert.

 

Dokumente und Metadaten aus agorum® core exportieren

Die Daten von auf Papier gedruckten oder als Datei empfangenen Dokumenten, wie typischerweise Rechnungen oder Lieferscheine, aber auch andere Unterlagen, können über das DocForm-Modul von agorum® core sehr einfach und effizient erfasst und in Drittsysteme überführt werden. Die Daten werden gescannt und mit dem DocForm-Modul entweder voll- oder bei Bedarf auch teilautomatisch erfasst. Aus diesen gewonnenen Metadaten werden frei definierbare Schnittstellendateien (XML, CSV,...) erzeugt, die dann vom Drittsystem einfach eingelesen werden können. Diese Vorgehensweise wird in der Regel von allen Lösungen am Markt unterstützt. Gleichzeitig werden die Unterlagen per Workflow im Dokumentenmanagement-System, beispielsweise in Projektakten, revisionssicher archiviert.

Dokumente nach agorum® core exportieren, dort Metadaten erfassen und archivieren

Dokumente aus Drittsystemen können ganz einfach in agorum® core erfasst und archiviert werden. Zum Beispiel lassen sich über ein ERP-System erstellte Rechnungen als PDF in ein Verzeichnis in agorum® core drucken. Das Verzeichnis wird von einem Workflow überwacht und aktiviert das agorum® core DocForm-Modul sobald eine neue Datei dort abgelegt wird.

Über das DocForm-Modul lassen sich die Metadaten der Rechung voll- oder teilautomatisiert erfassen. Das Dokument wird zusammen mit den Metadaten revisionssicher im DMS abgelegt und kann so im Drittsystem verknüpft werden, dass es mit einem Klick auf ein Icon oder einen Link von dort aus wieder geöffnet werden kann.