E-Mail Archivierung und Verwaltung

Das Zusammenspiel zwischen Outlook und dem Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum® core ist jetzt noch komfortabler. Per Drag & Drop archivieren Sie E-Mails und Anhänge bequem in Ihren elektronischen Akten. Der agorum® core Smart Assistant unterstützt Sie dabei, findet für Sie schneller als je zuvor das richtige Verzeichnis und startet bei Bedarf automatisch einen Folgeworkflow.

Auch der umgekehrte Weg ist jetzt noch einfacher und cleverer. Aus dem Smart Assistant heraus verschicken Sie Anhänge und übergeben Metadaten aus der Akte, die in der E-Mail verwendet werden können. Zum Beispiel wird das Aktenzeichen automatisch als Betreff der E-Mail eingefügt.

Outlook ist immer noch eines der am häufigsten genutzten E-Mail-Programme und die Ablage von E-Mails im DMS eine sehr oft benötigte Funktion. agorum® core sorgt dafür, dass Sie diesen Vorgang so einfach, schnell und sicher bewerkstelligen wie nie zuvor.

agorum® core bringt Ordnung in Ihre E-Mail-Archivierung!

 

Aus Outlook heraus ablegen

Mail und Smart Assistant (Drop)
Outlook und Dropfläche

Ziehen Sie entweder die gesamte E-Mail oder auch nur die Anhänge, die Sie archivieren möchten einfach auf eine Dropfläche, die Sie sich individuell auf Ihrem Bildschirm platzieren.

Nachdem Sie die Dateien auf die Dropfläche haben fallen lassen, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie sich aussuchen können, wie die E-Mail abgelegt werden soll. Diese Voreinstellungen werden genau auf Ihre Bedürfnisse eingerichtet. Im obigen Beispiel sind fünf unterschiedliche Möglichkeiten angelegt, wie Sie die E-Mail ablegen möchten, die ich kurz beispielhaft erläutern will.

Keine weitere Ablage - Wenn Sie jemanden haben, der die Ablage für Sie erledigt, wählen Sie einfachen diesen Punkt aus. Die E-Mail erscheint dann in der zentralen Smart Assistant-Oberfläche dieser Person, die sich dann mit Smart-Assistant-Unterstützung darum kümmern kann.

Vertrag zum Kunden -  Hier wählen Sie einfach den Kunden aus, zu dem Sie einen per E-Mail empfangenen Vertrag ablegen möchten. Die E-Mail und/oder die Anhänge, je nachdem wie Sie es eingestellt haben, werden automatisch in der richtigen Akte abgelegt.

Vertrag zum Kunden mit Wiedervorlage - Funktioniert wie in Punkt 2. Sie werden aber zusätzlich aufgefordert, ein Wiedervorlagedatum einzugeben. Im Hintergrund wird ein Workflow angelegt, der Ihnen den Vertrag zum angegebenen Datum wieder vorlegt, so dass Sie ihn beispielsweise rechtzeitig wieder kündigen können.

Zum Kunden - Wenn Sie eine E-Mail in der Kundenakte ablegen möchten, wählen Sie diesen Punkt. Sie können dann auswählen, in welchen Bereich der Akte die E-Mail abgelegt werden soll und können weitere Metadaten, wie zum Beispiel Dokumententyp des Anhangs, Vorgangsnummern oder Stichworte angeben.

Zum Aktenzeichen - Mit dieser Auswahl weisen Sie die E-Mail und ihre Anhänge einem Aktenzeichen und damit auch einer elektronischen Akte zu. Wie das detailliert funktioniert, erkläre ich Ihnen unten.

Dokumente aus dem agorum® core Smart Assistant heraus per Outlook verschicken

Dokumente aus ASA per Outlook versenden

Zunächst einmal sieht das Anhängen von Dokumenten an eine E-Mail in Outlook ganz so aus, wie Sie es aus dem Windows Explorer gewohnt sind. Es funktioniert auch genau so, der agorum® core Smart Assistant kann aber noch viel mehr.

Zunächst fangen wir ganz einfach an. Sie öffnen mit einem Klick das Kontextmenü und wählen "Senden an Outlook". Falls Sie ein beliebiges Dokument als PDF verschicken möchten, wählen Sie "Senden an Outlook als PDF", das Dokument wird konvertiert und als Anhang an eine neue E-Mail gehängt.

Bei genauerem Hinsehen können Sie schon erkennen, dass sich in der E-Mail oben bereits mehr getan hat, als dass nur ein Attachment angehängt wurde. Im Betreff steht schon automatisch ausgefüllt das Aktenzeichen, zu dem das Dokument zugeordnet ist.

agorum® core kann alle Metadaten eines Dokuments an Outlook übergeben und in der E-Mail als Betreff oder im Text verwenden. Daraus ergeben sich unzählige Möglichkeiten! Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für die Dokumente, die Sie häufig per E-Mail verschicken und lassen Sie Platzhalter mit Metadaten ersetzen. Bei Rechnungen können Sie zum Beispiel automatisch die Rechnungsnummer in den Betreff schreiben lassen und einen Standardtext mit den Angaben aus den Metadaten ergänzen: Anrede, Datum, Zahlungsziel, Gesamtbetrag, was immer Sie möchten, kann automatisch in der Vorlage ergänzt werden. So können Sie eine Rechnung per E-Mail mit wenigen Klicks verschicken, ohne ein Wort tippen zu müssen.

Schneller Überblick über die gesamte E-Mail Korrespondenz mit dem Kunden und Lieferanten!